Bedrijfsvoering

Inleiding
Bedrijfsvoering en organisatiebrede thema’s raken iedereen in de organisatie. Het is de olie van de motor. De grote (maatschappelijke) opgaven, zoals Omgevingswet, digitalisering, hybride werken, energietransitie en participatiemaatschappij, vragen om meer interdisciplinaire samenwerking, zowel tussen bedrijfsvoeringsdisciplines onderling als met de inhoudelijke vakafdelingen.
De gemeentelijke organisatie krijgt steeds vaker te maken met grote maatschappelijke opgaven. Het is belangrijk dat de organisatie wendbaar en adaptief is om hieraan een goede bijdrage te leveren. Elke opgave vraagt om één of meerdere rollen van de lokale overheid: initiatiefnemer, facilitator, deelnemer of wetgever. Dit vraagt nieuwe vaardigheden en een wendbare organisatie. Tijd en middelen staan echter onder druk door uitvoering van een steeds breder wordend takenpakket.
De organisatievisie ‘Met hoofd en hart voor Weert’ geeft richting aan de ontwikkeling van de organisatie met als belangrijkste factor de ontwikkeling van de medewerkers. Stip op de horizon is de strategische visie ‘Verwonder je in de groene thuishaven Weert’. De organisatievisie geeft antwoord op de vraag ‘welke organisatie is nodig om deze visie te verwezenlijken?’. Uitgangspunt van de organisatievisie is dat organisatieontwikkeling geen traject of programma is, maar een continu proces, dat aansluit op een altijd in beweging zijnde omgeving.
De organisatievisie is verder uitgewerkt of krijgt verdere uitwerking in organisatiebrede thema’s als dienstverlening, participatie, HRM, informatie en communicatie.

Waar sturen we de komende periode op in onze bedrijfsvoering?
Inzetbaarheid personeel
Het personeel, de medewerkers, zijn het belangrijkste kapitaal van de gemeente, zeker in het licht van de grote opgaven waar we voor staan. We voorzien in Weert een grote uitstroom van pensioengerechtigden met veel ervaring en kennis. Ook zien we dat het verdere natuurlijke verloop van personeel ons voor uitdagingen plaatst. In een tijd waarin de arbeidsmarkt zeer krap is, is zowel het vinden als behouden van kwalitatief goed personeel misschien wel onze grootste uitdaging. De gemeente Weert wil een aantrekkelijke werkgever zijn en vrijkomende functies kunnen invullen met kwalitatief goed personeel of medewerkers met de juiste competenties zelf opleiden. We willen tijdig kunnen anticiperen op de uitstroom van pensioengerechtigde medewerkers. We staan voor drie kernopgaven op het gebied van personeel:

• Goede overdracht van de vakkennis, omgevingskennis en organisatiekennis van AOW-gerechtigden, onder andere door tijdig nieuwe medewerkers aan te trekken. De gemeentelijke organisatie bestaat nu voor zo’n 70% uit ‘kernfuncties’ oftewel functies waarvoor specialistische kennis en vaardigheden nodig zijn en waarvan andere functies afhankelijk zijn. Het percentage kernfuncties neemt de komende jaren toe. 46% van deze functies is nu al lastig vervangbaar in de huidige arbeidsmarkt. De verwachte pensioen uitstroom is komende jaren een derde van de totale uitstroom van gemiddeld 38 personen per jaar, 73% van deze AOW-uitstroom heeft betrekking op kernfuncties
• Actieve benadering van de arbeidsmarkt: Employer branding en arbeidsmarktcommunicatie zijn belangrijk. Enerzijds om positie te hebben binnen een krappe arbeidsmarkt. Anderzijds om medewerkers te binden en te boeien. Het gaat hierbij dus zowel om de interne als om de externe arbeidsmarkt.
• Extra activiteiten voor het behoud van personeel, zoals medewerkersonderzoek, vaste coach / trainer, ontwikkeling kerncompetenties, programma voor nieuwe medewerkers, jongerenprogramma.

Taakstellingen vs. investeringen
Er is een discrepantie ontstaan tussen het behalen van de taakstellingen en de investeringen die nodig zijn in hetgeen hiervoor geschreven is. Waar we aan de ene kant inzetten op het behalen van de taakstelling van € 1.115.000 (€ 615.000 knelpuntenbudget en € 500.000 doelmatigheidstaakstelling) door proactief sturen op uitstroom in combinatie met doelmatigheid en/of automatisering van processen zijn aan de andere kant investeringen noodzakelijk. Om de genoemde uitdagingen aan te kunnen en daarmee een aantrekkelijke werkgever te zijn in een kwalitatief op orde zijnde organisatie, zijn extra investeringen noodzakelijk.  Daarom is in de 2e tussenrapportage 2022 het voorstel gedaan om het restant van de knelpuntentaakstelling te laten vervallen en de opgave voor doelmatigheid te vertragen en uiteindelijk te verlagen naar € 425.000.

Bovenstaande is na de aanpassing die in de 2e tussenrapportage wordt voorgesteld.

Bestuursopdracht herijking maatschappelijke voorzieningenstructuur
Er is een besparing op de voorzieningenstructuur voorzien met ingang van 2023 van netto € 300.000. Hiervan is de helft gerealiseerd. De rest is niet haalbaar gebleken en naar verwachting ook niet in de huidige bestuursperiode te realiseren.

Subsidieverwerving
Gelet op de grote opgaven waar we voor staan, zijn we alert op subsidiemogelijkheden bij andere overheden. Om subsidies binnen te halen op alle niveaus (provinciaal, landelijk, Europees) wordt extra capaciteit ingezet voor het onderzoeken van subsidiemogelijkheden voor de projecten/ opgaven - passend binnen de doelstellingen van het coalitieprogramma - die de komende jaren uitgevoerd gaan worden. De extra capaciteit zal worden ingevuld door uitbreiding van de uren van de interne coördinator subsidieverwerving en extra inhuur bij het gecontracteerde subsidieadviesbureau.

Opleiden en trainen
Door extra in te zetten op duurzame inzetbaarheid wordt de kwaliteit van het personeel verhoogd. Opleiden en trainen van vaardigheden om aan te blijven sluiten bij de vraag en verwachting van de buitenwereld.

Integriteit
Een betrouwbare overheid betekent voor ons dat de Weertenaar erop mag vertrouwen dat bestuurders en ambtenaren integer handelen bij de werkzaamheden voor de stad en haar inwoners, ondernemers en bezoekers.  De komende periode gaan we gezamenlijk met de raad, het college en de ambtelijke organisatie aan de slag op het thema integriteit. Naast het herijken van de regelingen op het gebied van integriteit staat de bijzondere positie van de ambtenaar centraal. Hieraan gekoppeld wordt uitgebreid stilgestaan bij het voeren van een open gesprek met elkaar.

Kwaliteit, digitale duurzaamheid en digitale toegankelijkheid van informatie
Data zijn de bron voor gemeentelijke dienstverlening, beleidsontwikkeling en –uitvoering. In de komende periode wordt gewerkt aan een verdere verbetering van de kwaliteit van deze essentiële data. Werken met digitale informatie stelt andere eisen aan de gemeentelijke processen, het beheer van de informatie en de systemen waarmee we werken. Daarnaast stelt wetgeving op het gebied van de digitale toegankelijkheid steeds zwaardere eisen aan de digitale informatievoorziening. Met nieuwe toepassingen en projecten voor het bevorderen van het juist gebruik en bewaren van digitale informatie wordt mede gezorgd dat aan deze eisen kan worden voldaan.  
Om onze inwoners te laten profiteren van de nieuwste digitale ontwikkelingen in bijvoorbeeld de dienstverlening wordt onderzocht of gemeentelijke diensten kunnen worden aangeboden op een digitaal platform met bijvoorbeeld gebruiksvriendelijke apps. Daarnaast worden met slimme digitale toepassingen processen geoptimaliseerd en gedigitaliseerd.

Privacy en informatiebeveiliging 
De ingezette digitalisering biedt volop kansen en mogelijkheden voor gemeenten. Tegelijkertijd nemen de risico's voor beschikbaarheid en betrouwbaarheid van systemen en data toe. De komende periode geven we prominent aandacht aan de privacyaspecten bij het verwerken en opslaan van informatie en de beveiliging daarvan. Dit gebeurt aan de hand van een langlopende bewustwordingscampagne over privacy, informatiebeveiliging en digitale weerbaarheid. Daarnaast zetten we blijvend in op het bij elke digitale ontwikkeling vooraf bepalen van de privacy impact en bijbehorende maatregelen. 

Hybride werken
Hybride werken is door de coronapandemie in een stroomversnelling terecht gekomen. Dit gaan we verder inrichten en faciliteren, zowel in huisvesting, technologie, gedrag en bindingsactiviteiten. Tijdens de coronapandemie is het ‘anders werken’ het nieuwe normaal geworden. In de visie ‘Werken voor Weert’ is gesteld dat de behoefte bepalend is voor de werkvorm. Dit is tijd- en plaatsonafhankelijk werken, hybride werken met als basis resultaatgericht werken. Dit betekent dat  het organisatiebelang en daarmee de dienstverlening voorop blijft staan bij het anders werken.
Uitgangspunt is dat het kantoor steeds meer een ontmoetingsplek wordt voor bijeenkomsten die digitaal lastig zijn. Er wordt gestreefd naar voldoende en passende werkplekken en vergaderruimtes. Daarnaast ondersteunt de gemeente Weert haar medewerkers met noodzakelijke middelen om een thuiswerkplek veilig en verantwoord te maken.  

Interne communicatie
Medewerkers zijn de drijvende kracht van onze (beleids)uitvoering en de dragers van veranderingen die nodig zijn om te blijven aansluiten bij maatschappelijke ontwikkelingen en verwachtingen. Door verder te investeren in de interne communicatie willen wij een actieve bijdrage leveren aan het behouden van betrokkenheid van medewerkers en deze waar nodig te vergroten. De medewerkers zijn immers onze ambassadeurs intern en extern. Dit vraagt bij hybride werken om een aanpassing van de interne communicatie. Er moet een combinatie worden gemaakt tussen fysieke en digitale middelen.

Taakstelling, bezuinigingen, ombuigingen en stelposten
Het beleid van de gemeente Weert is om taakstellingen en stelposten alleen toe te passen als dit echt noodzakelijk is.
Bij de begrotingsbehandeling 2022-2025 is door de raad tot een beperkt aantal bezuinigingen besloten. Hieronder geven we de stand van zaken daarvan:

• Verlagen onderhoud onverharde wegen m.i.v. 2022 € 45.000. Deze zijn in mindering gebracht op de budgetten en worden gerealiseerd.
• Verminderen toetsing en controle bij minimaregelingen m.i.v. 2023 € 40.000:. Door vereenvoudiging van processen rondom toetsing en controle kunnen we die aanpassing per 1-1-2023 doorvoeren en kunnen we dit opvangen met natuurlijke uitstroom.
• Budget Onderwijsachterstandenbeleid (OAB) € 150.000 in 2022 en 2023, daarna 60.000. Deze bedragen zijn in mindering gebracht op de budgetten en worden gerealiseerd.
• Gemeentenieuws m.i.v. 2022 € 25.000. Hiermee zijn we gestopt, dus de bezuiniging wordt gerealiseerd.
• Doelmatigheid organisatie. Zie hiervoor
• Voorzieningenstructuur. Zie hiervoor

In de begroting 2023 zijn geen nieuwe bezuinigingen ingeboekt.
Wel zijn een aantal stelposten opgenomen:

Extra middelen jeugd in het gemeentefonds (meer baten)
De provincie heeft aangegeven dat gemeenten een aanvullende post mogen opnemen bij de berekening van het gemeentefonds op basis van de uitspraak van de arbitragecommissie van wijzen aangaande de jeugdmiddelen. In de begroting 2022-2026 was de toen toegestane 75% hiervan opgenomen. De verhoging naar 100% is vanuit het voorzichtigheidsprincipe niet doorgevoerd. Effect zou zijn € 2,1 mln. voor 2024 en 2025 en € 0,5 mln. voor 2026.

Opschalingskorting gemeentefonds (minder baten)
De opschalingskorting is voor 2023 t/m 2025 geschrapt (regeerakkoord). Wij gaan ervan uit dat deze in 2026 wel ingevoerd gaat worden.

Behoedzaamheidsbedrag gemeentefonds (last)
Het landelijk coalitieakkoord is ambitieus. Het is reëel te verwachten dat niet alle plannen volgens planning worden uitgevoerd en dus het accres achteraf naar beneden bijgesteld wordt.
Daarom zijn conform het advies van PAUW (bureau dat de doorrekeningen van de circulaires faciliteert) de bovenstaande behoedzaamheidsbedragen (aan de lastenzijde) voor 2023 t/m 2025 meegenomen (20% van de mutatie van het accres en de uitkeringsbasis).

Extra kosten jeugdzorg (last)
In de meicirculaire 2022 gemeentefonds zijn extra middelen toegekend voor jeugdzorg. Er is een inschatting gemaakt van de kosten die gemaakt moeten worden, maar omdat dit nog verder uitgewerkt moet worden zijn deze middelen geparkeerd.

Interventieteams (last)
Uit de septembercirculaire 2021 zijn middelen gereserveerd voor de uitvoering van de landelijke Structuur Interventieteams.

Loonontwikkeling (netto)
In de budgetten zijn de lonen opgenomen tegen de nu bekende CAO. Vanuit het dynamisch begroten wordt onder de lasten een stelpost opgenomen voor loonontwikkeling na het aflopen van de CAO (1-1-2023) van 3,6%.
Omdat de verwachting is dat 75% van deze lasten gedekt worden uit extra accres op het gemeentefonds is daarvoor een stelpost onder de baten opgenomen.

Onvoorzien (last)
Conform voorschriften BBV is er een post onvoorzien opgenomen in de begroting (zie toelichting bij algemene dekkingsmiddelen).

Prioriteiten (last)
De prioriteiten worden toegelicht in een bijlage. De dekking van de hierin opgenomen prioriteiten komt vanuit deze stelpost. Na besluitvorming door de raad worden deze aan de budgethouders ter beschikking gesteld.

Vervangingsinvesteringen (last)
De vervangingsinvesteringen worden toegelicht in een bijlage. De dekking van de hierin opgenomen bedragen komt vanuit deze stelpost. Na besluitvorming door de raad worden deze aan de budgethouders ter beschikking gesteld.
Het budget vervangingsinvesteringen wordt gevuld vanuit de vrijval kapitaallasten (zie beschrijving in de bijlage vervangingsinvesteringen).

Beheersing & sturing
De gemeente Weert kent een aantal sturingsinstrumenten:

1. De PDCA-cyclus. Deze cyclus onderscheidt vier stappen:

1. Plan: Bepalen van ambities en richting, ontwikkelen van (strategisch) beleid, uitwerken naar doelen en resultaten, jaarplannen van activiteiten.
2. Do: Uitvoeren van plannen en activiteiten.
3. Check: Meten van behaalde resultaten, analyse van de meetgegevens, uitkomsten vergelijken met afgesproken doelen, conclusies trekken.
4. Act: Formuleren van verbeterpunten op basis van getrokken conclusies. De verbeterpunten kunnen gelden voor de nieuwe planfase, of kunnen ertoe leiden dat beleid tussentijds wordt bijgesteld.

Door steeds deze cyclus te doorlopen, werken we systematisch aan kwaliteitsverbetering. Verder is kenmerkend aan het werken met deze cyclus dat de vier stappen zodanig met elkaar in verband staan, dat het werken in de ene stap altijd invloed heeft op de andere stappen.

2. Inmiddels is in een driejarig traject ook de techniek van Sturen op Effecten geïntroduceerd. Deze techniek, welke met name invloed heeft op de Plan en de Check stappen van de PDCA-cyclus, helpt ons om de stuurbaarheid van onze organisatie te vergroten, de onvoorspelbaarheid te verkleinen en meer onderbouwde keuzes te maken. Met Sturen op Effecten zet onze gemeente een belangrijke stap naar een meer doelmatig en doeltreffend werkende gemeentelijke organisatie.
In alle lagen van de gemeentelijke organisatie voeren we het sturen op (maatschappelijke) effecten in. De maatschappelijke effecten zijn bepaald door de strategische visie, die vanuit de gemeenschap is opgehaald. De maatschappelijke effecten vormen de komende vier jaren in het coalitieprogramma de basis voor het uit te voeren beleid en daarmee ook voor de onderliggende begroting.
Op deze manier hangt alles met elkaar samen en richten we ons met onze sturing en in onze beleidscyclus effectief op hetgeen voor ons het meest belangrijk is. En dat is onze Weerter gemeenschap en de effecten die wij voor hen met al onze inspanningen kunnen bereiken.

3. Projectmatig werken: Een methode die ingezet wordt voor het bereiken van de gewenste resultaten en het uitvoeren van plannen (Plan en Do en Check) is het planmatig resultaatgericht werken en/of projectmanagement. In essentie komt het neer op het realiseren van een vooraf gedefinieerd resultaat, aan welk doel draagt het bij en wat voor effect heeft het? Vervolgens wordt het te behalen resultaat planmatig integraal uitgewerkt en uitgevoerd.

4. Planning & Control cyclus (begroting, jaarrekening en tussenrapportages)

5. Diverse managementtools die ons ondersteunen bij het beheersen en sturen van de organisatie

Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheid betreft het zichtbaar voldoen aan interne en externe wet- en regelgeving. Een onderdeel van rechtmatigheid betreft de financiële rechtmatigheid, dit betreft de wet- en regelgeving die betrekking heeft op de baten, lasten en balansmutaties.
De accountant stelt tot en met boekjaar 2022 vast dat de jaarstukken van de gemeente rechtmatig zijn. Hierbij toetst de accountant de financiële rechtmatigheid.
Naar verwachting neemt het college van burgemeester en wethouders vanaf boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarstukken. Hiermee verklaart het college expliciet aan de raad dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening rechtmatig zijn.
Tot het moment van invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording controleert de accountant de jaarstukken op zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Na de invoering enkel op getrouwheid. Over de rechtmatigheidsverantwoording en de gevolgen, wordt de raad geïnformeerd bij het vaststellen van het controleprotocol 2023.
De gemeente Weert is, voor wat betreft de financiële rechtmatigheid, in control en klaar voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.